О том, чем заверенная копия отличается от оригинала, читайте:

При утере или уничтожении счета-фактуры у покупателя есть два способа его восстановления. Можно запросить у продавца заверенную копию счета-фактуры или его дубликат. Но если хотите снизить риск отказа в вычете НДС, надо проследить, чтобы полученный от контрагента документ был правильно оформлен.

Есть ли замена оригиналу счета-фактуры

Пожар, наводнение, переезд, а иногда и просто разгильдяйство работников могут привести к тому, что исчезнут счета-фактуры, служащие основанием для вычета входного НДС. И если инспекция придет с проверкой, то расценит вычеты необоснованными. Как результат - доначисление НДС, штраф и пени. Ведь НДС-вычеты подтверждаются только счетами-фактурам иПостановления Президиума ВАС от 09.11.2010 № 6961/10 ; . Расчетным путем определить вычеты НДС нельзя.

Если при выездной налоговой проверке инспекция выявит, что у организации нет документов, подтверждающих «прибыльные» расходы, то сумму налога на прибыль налоговики могут определить расчетным путе мподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ ; Постановления АС ЗСО от 12.02.2016 № Ф04-29056/2015 ; ФАС МО от 12.02.2014 № А40-136320/12-140-970 . То есть они могут рассчитать не только сумму доходов, но и сумму налоговых расходов компании (используя данные по сопоставимым налогоплательщикам). В отношении НДС расчетным путем налоговики могут определить только налоговую базу - без ее уменьшения на вычеты.

Поэтому в интересах налогоплательщика восстановить документы, являющиеся основаниями для НДС-вычета.

Если ваша компания для восстановления счета-фактуры обратится к контрагенту, она может получить либо дубликат счета-фактуры, либо его заверенную копию.

По логике и тот и другой документ должны подтверждать вычет входного НДС. Однако прямо в гл. 21 НК об этом не сказано. Учитывая это обстоятельство, иногда инспекторы действуют по такому принципу: нет оригинала счета-фактуры - нет и вычета.

Изучаем судебную практику

Судьи стоят на стороне налогоплательщиков (разумеется, если нет сомнений в их добросовестности и в подлинности восстановленных документов). Убедимся в этом на примере реальных судебных процессов.

Заверенные копии счетов-фактур

Высший арбитражный суд еще в 2010 г. разъяснил, что вычет НДС может подтверждаться копиями счетов-факту р. На возможность вычета по копиям счетов-фактур указывают и другие судыПостановление ФАС МО от 16.11.2012 № А40-41130/11-91-180 .

Причем известны случаи, когда для подтверждения НДС-вычетов судьи признают достаточными полученные от контрагентов обычные копии счетов-фактур и других документов, а не только заверенны еПостановление 9 ААС от 04.10.2011 № 09АП-23565/2011-АК (оставлено в силе Постановлением ФАС МО от 19.01.2012 № А40-33539/11-99-146 ) . Но это скорее исключение: далеко не все суды принимают простые ксерокопии для подтверждения вычето в.

Дубликаты счетов-фактур тоже в законе

Некоторые инспекции снимают НДС-вычеты, если организация подтверждает их дубликатами счетов-фактур. Они настаивают на том, что восстановить утраченный счет-фактуру можно, только сделав копию оригинала, после чего на ней:

• должны расписаться лица, ответственные за оформление подобных бумаг;
• нужно поставить печать организации, сделавшей копию.

Однако такой порядок из действующего законодательства не следует. Ни гражданское, ни налоговое законодательство не содержит запрета на оформление контрагентом налогоплательщика дубликатов в случае утраты документо в ; 13 ААС от 25.12.2013 № А21-3211/2013 ; Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 22.05.2014 № 33-157-2014 . Поэтому вычет НДС по дубликатам счетов-фактур законен.

Согласны с таким подходом и специалисты налоговой службы.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

“ Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур после принятия на учет покупок и при наличии первичных учетных документо вп. 1 ст. 172 НК РФ . При этом обязанность подтверждать обоснованность заявленных вычетов лежит на налогоплательщике.
В случае утраты оригиналов счетов-фактур (к примеру, в результате пожара) обосновать вычет можно при помощи:

• копий счетов-факту рПостановление Президиума ВАС от 09.11.2010 № 6961/10 ;
• дубликатов счетов-факту рПостановления 3 ААС от 26.02.2016 № А74-7111/2015 ; ФАС ПО от 05.05.2014 № А12-16582/2013 ” .

Оправданные недостатки в дубликатах счетов-фактур

Инспекция, отказывая в вычете НДС по восстановленным счетам-фактурам, может сослаться на недостатки в их оформлении, а также на отличия дубликатов от оригиналов.

Внимание

Суммы в дубликате и в первоначальном счете-фактуре должны совпадать.

К примеру, подписи ответственных лиц на дубликате и на оригинале счета-фактуры не совпадают. Когда такие несовпадения объяснимы и вызваны объективными причинами (к примеру, увольнение работников, которые подписывали оригинал), судьи признают право на вычет НДС. Они указывают, что на дубликате счета-фактуры должен расписаться действующий директор или иное лицо, уполномоченное ставить подписи на счетах-фактурах на дату выписки дубликат аПостановления 19 ААС от 01.02.2016 № А14-1083/2015 (оставлено в силе

Однако литературная норма русского языка, согласно которой следует говорить и писать на Украине, – результат исторического развития языка на протяжении нескольких столетий. Сочетаемость предлогов в и на с определенными словами объясняется исключительно традицией. Ср. в школе, в институте, в аптеке, в отделе, но: на заводе, на почте, на курорте, на складе и т. д. Литературная норма не может измениться в одночасье из-за каких-либо политических процессов.

Литературная норма: договО р, договО ры. Впрочем, некоторые словари уже признают допустимым (но только в непринужденной устной речи!) вариант дОговор, договорА. Вот что пишет К. С. Горбачевич, автор «Словаря трудностей произношения и ударения в современном русском языке»:

Как склоняется и какого рода «счет-фактура»

При определении ведущего компонента в сложном слове можно воспользоваться следующим подходом. Так, ведущее слово – это наиболее широкое понятие данного термина, а вспомогательное слово лишь обозначает его характерное отличие. Так, в сложном слове «счет-фактура» ведущим, без сомнения, является «счет» – это слово обобщает тип первичных бухгалтерских документов. А часть сложного составного слова «фактура» (в переводе с латинского facturo – обработка) определяет особую форму именно этого документа, используемого в налоговом учете.

Неудивительно, что бухгалтеры часто ошибаются при использовании в речи и написании сопроводительных писем слова «счет-фактура». Причем особенно часто неправильно его склоняют. Так, многие предпочитают оставлять первую часть сложного слова неизменной. Но это неправильно.

Как правильно заполнить счет фактуру

Впишите реквизиты грузоотправителя и грузополучателя. Если покупатель вносил аванс, укажите данные платежного поручения. Укажите наименование покупателя и его юридический адрес. Далее впишите его ИНН и КПП. Обозначьте и валюту, в которой осуществляется сделка.

• наименование отпускаемого товара;
• количество единиц отгружаемой продукции, услуг, товаров;
• единицы измерения;
• коэффициент пересчета по определенной единице измерения;
• стоимость товаров в установленной валюте без НДС;
• сумма за вычетом НДС, в строке без скидки;
• размер скидки;
• суммы в графе НДС и с НДС с учетом скидки;
• отдельно сумма НДС.

Дубликаты счетов-фактур

Согласно статье 169 НК РФ, счетом-фактурой является документ, который служит основанием для приемки товаров или услуг в соответствии с предъявляемыми поставщиком имущественными правами на их реализацию. Сюда относится, в первую очередь, стоимость товаров или услуг, включая налоговый вычет. Обратите внимание, что как в налоговом законодательстве, так и в правилах ведения журналов учета счетов-фактур отсутствует такое понятие, как «дубликат счета-фактуры»: документ выдается один раз и заверяется поставщиком и заказчиком. Тем не менее, общепринято считать в качестве дубликата выданный повторно экземпляр счета-фактуры с соответствующей подлиннику юридической силой.

У организации-арендодателя есть оригиналы счетов-фактур, а оригиналов актов нет (их не вернул арендатор). За прошедший период у организации арендодателя сменились дважды организационно-правовая форма (с ЗАО на ОАО, с ОАО на ПАО) и изменился юридический адрес в связи с переименованием улиц.

Согласно счету-фактуре

Клиринг - (Clearing) Понятие клиринга, история клиринга, типы клиринга Информация о понятии клиринга, история клиринга, типы клиринга Содержание Содержание 1. Понятие валютный 2. Отличия валютного клиринга от внутреннего межбанковского клиринга 3. Формы… … Энциклопедия инвестора

Коносамент - (Consignment) Определение коносамента, разновидности и функции коносамента Информация об определении коносамента, разновидности и функции коносамента Содержание Содержание Обозначение Разновидности и чартер как правовая основа морских перевозок… … Энциклопедия инвестора

Как склоняется слово «счет-фактура»

Слово «счет-фактура» само по себе является сложным, поскольку состоит их двух частей. Практически каждый человек (даже самый опытный бухгалтер произносит это слово неправильно при склонении). Поскольку слово составное и каждая часть может склоняться, то делать это нужно с обеими частями одновременно:

Для того, чтобы правильно просклонять сложное слово счет-фактура , необходимо склонять оба слова, а не только «фактура». Но в устной речи многие склоняют только второе слово, потому что так проще, но нам главное, как правильно, поэтому склоняем именно так:

Как правильно заполнить счет-фактуру

В строке 2 указывается полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами. Если продавцом является индивидуальный предприниматель, то здесь следует указать его, фамилию, имя и отчество. Налоговые агенты, приобретающие товары (работы, услуги, имущественные права) у иностранных фирм или арендующие (покупающие) государственное имущество, указывают в строке 2 полное или сокращенное наименование продавца (арендодателя), за которого налоговый агент уплачивает налог. Комиссионеры (агенты), приобретающие товары (работы, услуги) от своего имени, указывают здесь наименование продавца.

В графе 9 указывается стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом НДС. При получении аванса (в том числе частичного) в графе 8 указывают сумму НДС, определенного по расчетным ставкам (18% : 118% или 10% : 110%), а в графе 9 – сумму аванса.

Онлайн журнал для бухгалтера

На стоимость отгруженной продукции «Арма-2» предъявила покупателю счет-фактуру. В графе 1а «Код вида товара» бухгалтер указал код товара по ТН ВЭД ЕАЭС – «940330 190 0». В графе 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» мы отметим прочерк (поскольку продается российский товар).

• в строке 1 – дату и номер «сводного» счета-фактуры по хронологии экспедитора;
• в строке 2 – полное или сокращенное наименование продавца (экспедитора), Ф. И. О. предпринимателя (экспедитора);
• в строке 2а – адрес экспедитора;
• в строке 2б – ИНН и КПП продавца (экспедитора);
• в строке 5 – реквизиты (номер и дату составления) платежно-расчетных документов о том, что экспедитор перевел деньги продавцам, а клиент – экспедитору – через знак «;»;
• в графе 1 – наименования товаров (работ, услуг) в отдельных позициях по каждому продавцу;
• в графах 2–10 – по каждому продавцу данные из выставленных ими экспедитору счетов-фактур.

Согласно счёту-фактуре

Технические спецификации на виды работ при строительстве, реконструкции и ремонте автомобильных дорог и искусственных сооружений на них - Терминология Технические спецификации на виды работ при строительстве, реконструкции и ремонте автомобильных дорог и искусственных сооружений на них: 3. Автогудронатор. Используется при укреплении асфальтобетонного гранулята битумной эмульсией.… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ГРУЗИНСКАЯ ПРАВОСЛАВНАЯ ЦЕРКОВЬ. ЧАСТЬ III - Народные обычаи, связанные с церковным календарем Мн. груз. сказания и обычаи были зафиксированы лишь в XIX XX вв. Трудно определить время возникновения. В наст. время большая часть обычаев, не связанных с церковной традицией, не сохранилась.… … Православная энциклопедия

Образцы заполнения счетов-фактур

• безденежная сделка, розница, общепит, за наличные;
• освобожденные от уплаты, в том числе банки, НПФ, страховые организации;
• операции, не облагаемые налогом, например с ценными бумагами;
• особый налоговый режим;
• письменное согласие сторон;
• забор крови у населения и так далее.

Другие – пытаются повлиять на нумерацию иным способом: включить в один бланк счета–фактуры несколько сделок, например, внести все полученные за определенный период авансы. Но так поступать будет неправильно, поскольку в графы «покупатель» и «продавец» можно внести только по одному значению. Письмо Минфина РФ от 16.10.2012 № 03–07–11/427 не внесло ясности в этот вопрос, и он до сих пор открыт.

26 Июн 2018 1425

Подтверждение налоговых вычетов при утрате оригинала счета-фактуры

20.10.2017

При утере или уни-что-же-нии сче-та-фак-ту-ры у по-ку-па-те-ля есть два спо-со-ба его вос-ста-нов-ле-ния. Можно за-про-сить у про-дав-ца за-ве-рен-ную копию сче-та-фак-ту-ры или его дуб-ли-кат. Но если хо-ти-те сни-зить риск от-ка-за в вы-че-те НДС, надо про-сле-дить, чтобы по-лу-чен-ный от контр-аген-та до-ку-мент был пра-виль-но оформ-лен.

Есть ли замена оригиналу счета-фактуры

Пожар, на-вод-не-ние, пе-ре-езд, а ино-гда и про-сто раз-гиль-дяй-ство ра-бот-ни-ков могут при-ве-сти к тому, что ис-чез-нут сче-та-фак-ту-ры, слу-жа-щие ос-но-ва-ни-ем для вы-че-та вход-но-го НДС. И если ин-спек-ция при-дет с про-вер-кой, то рас-це-нит вы-че-ты необос-но-ван-ны-ми. Как ре-зуль-тат — до-на-чис-ле-ние НДС, штраф и пени. Ведь НДС-вы-че-ты под-твер-жда-ют-ся толь-ко сче-та-ми-фак-ту-рам и. Рас-чет-ным путем опре-де-лить вы-че-ты НДС нель-зя.

Если при вы-езд-ной на-ло-го-вой про-вер-ке ин-спек-ция вы-явит, что у ор-га-ни-за-ции нет до-ку-мен-тов, под-твер-жда-ю-щих «при-быль-ные» рас-хо-ды, то сумму на-ло-га на при-быль на-ло-го-ви-ки могут опре-де-лить рас-чет-ным путе м. То есть они могут рас-счи-тать не толь-ко сумму до-хо-дов, но и сумму на-ло-го-вых рас-хо-дов ком-па-нии (ис-поль-зуя дан-ные по со-по-ста-ви-мым на-ло-го-пла-тель-щи-кам). В от-но-ше-нии НДС рас-чет-ным путем на-ло-го-ви-ки могут опре-де-лить толь-ко на-ло-го-вую базу — без ее умень-ше-ния на вы-че-ты.

По-это-му в ин-те-ре-сах на-ло-го-пла-тель-щи-ка вос-ста-но-вить до-ку-мен-ты, яв-ля-ю-щи-е-ся ос-но-ва-ни-я-ми для НДС-вы-че-та.

Если ваша ком-па-ния для вос-ста-нов-ле-ния сче-та-фак-ту-ры об-ра-тит-ся к контр-аген-ту, она может по-лу-чить либо дуб-ли-кат сче-та-фак-ту-ры, либо его за-ве-рен-ную копию.

По ло-ги-ке и тот и дру-гой до-ку-мент долж-ны под-твер-ждать вычет вход-но-го НДС. Од-на-ко прямо в гл. 21 НК об этом не ска-за-но. Учи-ты-вая это об-сто-я-тель-ство, ино-гда ин-спек-то-ры дей-ству-ют по та-ко-му прин-ци-пу: нет ори-ги-на-ла сче-та-фак-ту-ры — нет и вы-че-та.

Изучаем судебную практику

Судьи стоят на сто-роне на-ло-го-пла-тель-щи-ков (ра-зу-ме-ет-ся, если нет со-мне-ний в их доб-ро-со-вест-но-сти и в под-лин-но-сти вос-ста-нов-лен-ных до-ку-мен-тов). Убе-дим-ся в этом на при-ме-ре ре-аль-ных су-деб-ных про-цес-сов.

Заверенные копии счетов-фактур

Выс-ший ар-бит-раж-ный суд еще в 2010 г. разъ-яс-нил, что вычет НДС может под-твер-ждать-ся ко-пи-я-ми сче-тов-фак-ту р. На воз-мож-ность вы-че-та по ко-пи-ям сче-тов-фак-тур ука-зы-ва-ют и дру-гие суды.

При-чем из-вест-ны слу-чаи, когда для под-твер-жде-ния НДС-вы-че-тов судьи при-зна-ют до-ста-точ-ны-ми по-лу-чен-ные от контр-аген-тов обыч-ные копии сче-тов-фак-тур и дру-гих до-ку-мен-тов, а не толь-ко за-ве-рен-ны е. Но это ско-рее ис-клю-че-ние: да-ле-ко не все суды при-ни-ма-ют про-стые ксе-ро-ко-пии для под-твер-жде-ния вы-че-то в.

Дубликаты счетов-фактур тоже в законе

Неко-то-рые ин-спек-ции сни-ма-ют НДС-вы-че-ты, если ор-га-ни-за-ция под-твер-жда-ет их дуб-ли-ка-та-ми сче-тов-фак-тур. Они на-ста-и-ва-ют на том, что вос-ста-но-вить утра-чен-ный счет-фак-ту-ру можно, толь-ко сде-лав копию ори-ги-на-ла, после чего на ней:

• долж-ны рас-пи-сать-ся лица, от-вет-ствен-ные за оформ-ле-ние по-доб-ных бумаг;
• нужно по-ста-вить пе-чать ор-га-ни-за-ции, сде-лав-шей копию.

Од-на-ко такой по-ря-док из дей-ству-ю-ще-го за-ко-но-да-тель-ства не сле-ду-ет. Ни граж-дан-ское, ни на-ло-го-вое за-ко-но-да-тель-ство не со-дер-жит за-пре-та на оформ-ле-ние контр-аген-том на-ло-го-пла-тель-щи-ка дуб-ли-ка-тов в слу-чае утра-ты до-ку-мен-то в. По-это-му вычет НДС по дуб-ли-ка-там сче-тов-фак-тур за-ко-нен.

Со-глас-ны с таким под-хо-дом и спе-ци-а-ли-сты на-ло-го-вой служ-бы.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДУ-МИН-СКАЯ Ольга Сер-ге-ев-на

Со-вет-ник го-су-дар-ствен-ной граж-дан-ской служ-бы РФ 2 клас-са

“ На-ло-го-вые вы-че-ты про-из-во-дят-ся на ос-но-ва-нии сче-тов-фак-тур после при-ня-тия на учет по-ку-пок и при на-ли-чии пер-вич-ных учет-ных до-ку-мен-то в. При этом обя-зан-ность под-твер-ждать обос-но-ван-ность за-яв-лен-ных вы-че-тов лежит на на-ло-го-пла-тель-щи-ке.

В слу-чае утра-ты ори-ги-на-лов сче-тов-фак-тур (к при-ме-ру, в ре-зуль-та-те по-жа-ра) обос-но-вать вычет можно при по-мо-щи:

• копий сче-тов-фак-ту р;
• дуб-ли-ка-тов сче-тов-фак-ту р ” .

Оправданные недостатки в дубликатах счетов-фактур

Ин-спек-ция, от-ка-зы-вая в вы-че-те НДС по вос-ста-нов-лен-ным сче-там-фак-ту-рам, может со-слать-ся на недо-стат-ки в их оформ-ле-нии, а также на от-ли-чия дуб-ли-ка-тов от ори-ги-на-лов.

ВНИМАНИЕ

Суммы в дуб-ли-ка-те и в пер-во-на-чаль-ном сче-те-фак-ту-ре долж-ны сов-па-дать.

К при-ме-ру, под-пи-си от-вет-ствен-ных лиц на дуб-ли-ка-те и на ори-ги-на-ле сче-та-фак-ту-ры не сов-па-да-ют. Когда такие несов-па-де-ния объ-яс-ни-мы и вы-зва-ны объ-ек-тив-ны-ми при-чи-на-ми (к при-ме-ру, уволь-не-ние ра-бот-ни-ков, ко-то-рые под-пи-сы-ва-ли ори-ги-нал), судьи при-зна-ют право на вычет НДС. Они ука-зы-ва-ют, что на дуб-ли-ка-те сче-та-фак-ту-ры дол-жен рас-пи-сать-ся дей-ству-ю-щий ди-рек-тор или иное лицо, упол-но-мо-чен-ное ста-вить под-пи-си на сче-тах-фак-ту-рах на дату вы-пис-ки дуб-ли-кат а.

Более того, если дуб-ли-кат сче-та-фак-ту-ры будет под-пи-сан преж-ним ди-рек-то-ром (или глав-бу-хом), уже уво-лив-шим-ся из ор-га-ни-за-ции контр-аген-та на дату вы-пис-ки дуб-ли-ка-та, такой до-ку-мент и на-ло-го-ви-ки, и судьи со-чтут нена-сто-я-щим. Ведь он будет под-пи-сан не упол-но-мо-чен-ны-ми на то ли-ца-ми, а зна-чит, вычет НДС по-доб-ный дуб-ли-кат не под-твер-ждае т.

Ино-гда дуб-ли-кат сче-та-фак-ту-ры вы-пи-сы-ва-ет-ся с целью устра-не-ния ошиб-ки, до-пу-щен-ной в пер-во-на-чаль-ном сче-те-фак-ту-ре. Это непра-виль-но: ошиб-ки дуб-ли-ка-та-ми ис-прав-лять нельз я. А зна-чит, нель-зя при-нять к вы-че-ту суммы на-ло-га на ос-но-ва-нии сче-тов-фак-тур, ис-прав-ле-ния в ко-то-рые вне-се-ны путем оформ-ле-ния дуб-ли-ка-то в.

При вы-яв-ле-нии оши-бок про-да-вец дол-жен со-ста-вить новый, ис-прав-лен-ный счет-фак-ту-ру. В нем надо ука-зать в стро-ке 1 — дату и номер пер-во-на-чаль-но-го сче-та-фак-ту-ры, в ко-то-ром были ошиб-ки. А в стро-ке 1а — по-ряд-ко-вый номер и дату вне-се-ния ис-прав-ле-ния.

Добрый день! Покупатель потерял счет фактуру, имеем ли мы права на выданном дубликате сделать пометку что это дубликат?

Организация вправе выдать покупателю, потерявшему счет-фактуру, ее дубликат. Как правило, на таком счет – фактуре делается пометка «Дубликат». Следует иметь в виду, что дубликат должен полностью повторять информацию подлинника. В связи с этим, если сотруднику, подписавшие счет-фактуру уволились или по каким-то другим причинам не могут подписать дубликат, то в такой ситуации необходимо передать контрагенту заверенные копии утраченной «первички». Выставлять дубликат в такой ситуации неправомерно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Статья: Актуальные вопросы оформления счетов-фактур

Комментарий «УНП»

Для переноса вычетов компании иногда «теряют» счет-фактуру и просят продавца выслать дубликат. В периоде, когда документ придет, компания вправе заявить вычет* (письмо Минфина России от 02.04.09 № 03-07-09/18).

2.Статья: Контрагенту можно выдать копии утраченной «первички»

Николай Жаров, эксперт «УНП»

«…Контрагент просит продублировать утерянную «первичку» за июнь 2011 года*. Но главбух, который работал в том периоде, уже уволился. Как продублировать документы, ведь мы не сможем поставить подпись главбуха?..»*

Из письма главного бухгалтера Ольги Сорокун, г. Москва

Ольга, достаточно передать партнеру заверенные копии утраченной «первички». Некоторые компании в таких ситуациях оформляют документы заново, то есть задним числом. Это рискованно для самого контрагента.* На «встречке» налоговики могут обнаружить, что в экземплярах покупателя и продавца стоят разные подписи. Тогда инспекция наверняка снимет расходы.

Проще снять копии с ваших экземпляров, сделать отметку «копия верна», поставить текущую дату, печать и заверить подписью директора. Такие документы, как и оригиналы, подтверждают расходы. Если налоговики с этим не согласятся, компанию защитит суд* (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 , от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).

3.Статья: «…Контрагент потерял“первичку” и просит у нас заверенные копии за три года...»

Все документы для проверки надо представить в виде заверенных копий. Копия - это документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Это следует из пункта 2.1.29 Госстандарта, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.02.98 № 28 . Значит, контрагент сможет подтвердить операции, только если ваша компания представит ему заверенные копии. Дубликат - повторный экземпляр подлинника, но в нем может не быть необходимой информации. К примеру, фамилий и подписей руководителя и главбуха, если прежние специалисты уволились.*

Елена Мелконян, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса:

В Налоговом кодексе нет порядка восстановления утраченных документов. Значит, компания вправе сама решить, как действовать - либо оформить заверенные копии, либо дубликаты. Если у нее ведется компьютерный учет и все базы сохранены, достаточно распечатать документы заново. Главное, чтобы восстановленные документы с обеих сторон были скреплены печатями и подписаны сотрудниками, уполномоченными на это на момент совершения сделки.*

Наше мнение

Светлана Ковалевская, зам. руководителя отдела бухучета и налогообложения «УНП»:

Ни в одном законе нет правил восстановления утерянных документов. Так что допустимы копии и дубликаты. Однако из-за дубликатов у покупателя могут возникнуть проблемы. К примеру, если подписи на дубликате не соответствуют оригиналам в связи с увольнением сотрудников. При таких недостатках доказать факт совершения сделки удается только в суде* (определение ВАС РФ от 20.04.09 № 4405/09). Поэтому, чтобы не портить отношения с покупателем, можно выполнить его просьбу и заверить копии*. В будущем, чтобы избежать споров с контрагентами и их неожиданных требований, стоит включить в договоры условия о порядке представления «первички» и ее дубликатов.

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

С уважением,

Евгения Комова, старший эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».

Компания предоставила акт выполненных работ (оригинал), а также копию заверенного счета-фактуры. Может ли организация принять данный НДС к вычету, имея на руках только заверенную копию данного документа? Ответ читайте в статье.

Вопрос: Организация предоставила акт выполненных работ (оригинал), а также копию заверенного счета-фактуры (подтверждающего выставленный НДС) с опозданием в закрытом периоде. Может ли организация принять данный НДС к вычету, имея на руках только заверенную копию данного документа?

Ответ: По общему правилу вычет НДС возможно заявить только при наличии оригинала счета-фактуры.

При этом если оригинальный счет-фактура утерян или потерял читаемый вид (размыты подписи, не видны цифры и пр.), то у поставщика возможно запросить заверенную копию оригинала счета-фактуры или его дубликат.

Организация вправе заявить вычет НДС по заверенной копии счета-фактуры в том случае, если не может представить его оригинал по объективным обстоятельствам.

Обоснование

«…Инспекторы сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. Это законно?..»

«…Летом переезжали в новый офис и по вине грузчиков потеряли коробку со счетами-фактурами за прошлый год. Попросили поставщиков восстановить документы. Одни распечатали дубликаты из программы, и на них расписались новые сотрудники, так как старые уже уволились. Другие контрагенты сделали копии со своего экземпляра и заверили их. На выездной проверке налоговики сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. По мнению инспекторов, необходимы оригиналы, ведь НК РФ не разрешает вычеты по дубликатам. Получается, что при утрате бумаг вычеты сгорают, но разве это законно?..»

Компания потеряла оригиналы счетов-фактур и получила от поставщиков дубликаты. Но инспекторы отказали в вычетах по этим бумагам. Как защитить вычеты, рекомендуют налоговики и независимые эксперты.

НАЛОГОВИКИ

— Если у компании есть заверенные дубликаты счетов-фактур, то вычеты не сгорают в течение трех лет. Так считают и судьи, например, в постановлении ВАС РФ от 09.11.10 № 6961/10 . Но вычеты в этом случае надо заявить в том периоде, в котором компания получила дубликаты. Ведь предъявить НДС к вычету можно лишь в периоде, когда возникло право на него. Поэтому налоговикам стоит представить переписку с контрагентами, которая подтвердит, когда вы обращались за документами и когда их получили.

— Инспекторы обоснованно отказали в вычетах. Копии не подходят, так как подтвердить вычеты можно только оригиналами. Об этом сказано в статье 169 НК РФ. Дубликаты тоже не могут быть основанием для вычетов, так как они датированы прошлым годом. А у действующих сотрудников нет полномочий, чтобы визировать счета-фактуры, выставленные до их приема на работу.

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

— Вычеты законны. Главное условие — получить правильно оформленные счета-фактуры, пусть и в виде копий или дубликатов. Также важно, чтобы дубликат или копия не отличались от оригинала. Стоит также взять у контрагента сопроводительное письмо о том, что он оформил документы взамен утерянных оригиналов.

— Инспекторы незаконно отказали в вычетах, если восстановленные документы идентичны утерянным. Отказ вы вправе оспорить в суде. Суды по аналогичным спорам поддерживают компании, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.05.12 № А40-110048/10-140-598 . Кроме того, я рекомендую попросить у контрагента копию приказов о назначении на должность сотрудников, которые подписали дубликаты.

НАШЕ МНЕНИЕ

— Мы считаем, что вычеты не сгорают. И чтобы их подтвердить, достаточно восстановить документы. Главное, чтобы вся информация в повторных счетах-фактурах была идентична подлиннику. Исключение — подписи поставщика. Их могут завизировать те сотрудники, которые сейчас вправе подписывать документы. Для этого стоит запросить у поставщика приказы о назначении на должность и праве подписи счетов-фактур. Причем покупатель не обязан снимать вычеты за прошлый период и заявлять их в том периоде, когда получил дубликат. Ведь компания имела право на вычеты в том периоде, когда оприходовала товары и получила первичные счета-фактуры. А кодекс не требует восстанавливать НДС при потере оригиналов счетов-фактур.